Quelques repères terminologiques ....

Évoquer la Dématérialisation et l'archivage conduit à être confronté à une terminologie très variée. Dans un certain nombre de cas cette terminologie réfère à des dispositions légales et réglementaires ainsi qu'à des normes et des standards. Dans d'autres cas la terminologie recouvre les offres commerciales, offre de services ou solutions techniques. Il n'est pas inutile de fixer quelques repères au sein de cette broussaille sémantique.

    Dématérialiser  

Dématérialiser signifie transférer sur un support numérique des types d'information qui existaient jusque-là sous forme analogique, le plus souvent le papier, mais il peut s'agir aussi de film ou le microfilm.
  La dématérialisation s'opère selon deux grandes voies :
ou bien l'on convertit en données numériques une information qui est déjà produite sur un support traditionnel. Autrement dit on numérise un document existant, on le « dématérialise » au sens propre,
ou bien on transpose les étapes d'élaboration du document dans des outils informatiques sans passer par la formalisation classique de l'information et cette dématérialisation des processus produit une information directement numérique.

 

    Données, information et connaissance : une distinction indispensable.  

Une donnée est la représentation d'une idée ou d'un fait sous une forme conventionnelle, codée, structurée pour que son traitement puisse être automatisé, généralement à l'aide d'outils informatiques.
  Une information est un ensemble de données liées entre elles et porteuses de sens.
L'information numérique présente deux grandes caractéristiques fondamentales par rapport au support papier : primo elle n'est pas lisible ou visible à l'oeil nu, secundo l'information, codée à l'aide d'une succession de zéro et de un, est indépendante du support. Du point de vue de l'information numérique on distingue l'information structurée (organisée ou classée) de l'information non-structurée. A l'OVE – mais c'est aussi le cas dans la plupart des entreprises – 80% au moins de l'information n'est pas structurée.
Une connaissance est une information que son utilisateur, dans un contexte donné entend exploiter pour une action particulière.

 

    Document  

Un document est un ensemble composé d'un support et des informations enregistrées sur ce support.
Un document électronique est un document qui peut résulter, soit d'un processus de numérisation de l'information qui se trouvait initialement sur papier, soit d'un processus informatique.
  Le document d'origine est l'état du document en entrée du processus de stockage
La fidélité d'un document par rapport à un document d'origine : un document est considéré comme fidèle au document d'origine s'il permet de reconstituer toute l'information nécessaire aux usages auxquels le document d'origine était destiné.
L'intégrité : c'est la caractéristique d'un document électronique qui n'a subi aucune destruction, altération ou de modification.
Au sens d'OveNum que nous allons présenter tout à l'heure, un document est un conteneur d’informations. Cette information est très diverse, suivant le métier et l’organisation. Elle peut être numérique, datée, textuelle. Elle peut revêtir des formats variés (fichiers Writer, Calc, Pdf, image, .....), résulter de l’assemblage de plusieurs fichiers.
  Ainsi, pour OveNum, un document est constitué:   
  D’attributs qui permettent de le qualifier. Exemple Date, Auteur, Client, Objet,...
  Le cas échéant, d’un ou plusieurs fichiers.
La caractérisation des documents (définition des attributs, des fichiers) est totalement libre. Elle est intimement liée au métier et à l’organisation. Les documents partageant les mêmes caractéristiques sont regroupés au sein de familles de document.

 

    Le Travail Collaboratif  

Le travail collaboratif est un nouveau modèle économique de production dans lequel qui associe de personnes plus ou moins nombreuses au moyen de nouveaux outils de communication (ex : Internet) en vue de maximiser l’énergie créative lors de projets d’envergure (ex : encyclopédie en ligne Wikipédia). Cet association conduit, de fait, à remettre en cause l’organisation hiérarchisé traditionnelle et à inventer de nouveaux modes de fonctionnement. On peut distinguer "travail collaboratif" et "travail coopératif". Le travail coopératif est une coopération entre plusieurs personnes qui interagissent dans un but commun mais se partagent les tâches, alors que le travail collaboratif se fait en collaboration du début à la fin sans diviser les tâches.
  Le travail collaboratif résulte des deux modalités suivantes :
  organiser le travail en séquences de tâches parallèles,
fournir aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l'environnement de la réalisation.
Idéalement, le travail collaboratif devrait présenter l'intérêt majeur d'associer les capacités de création et d'obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources disponibles.
Plus concrètement (et dans les entreprises), le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (les réunions audio ou visio à distance, les web conférences, le chat électronique ...) ou "asynchrones" (le partage de documents).

 

    Archivage  

L'archivage : mettre le document dans ce lieu sécurisé en prévision d'une utilisation ultérieure.
L'archivage électronique : la reconnaissance légale de l'écrit électronique (loi du 13 mars 2000) introduit la problématique d'archivage des écrits électroniques dans leur forme native (actes signés électroniquement, courriers électroniques, réponses à des appels d'offres dématérialisés, etc.).
  On peut distinguer trois groupes d'archives correspondant aux trois motivations principales de l'archivage :
Les archives légales et auditables : elles s'inscrivent dans un cadre réglementaire issu de la législation et des règlements nationaux, européens ou internationaux.
Les archives susceptibles de servir en cas de contentieux cet ensemble est plus difficile à cerner car par essence la matière contentieuse est imprévisible.
Les archives utiles pour l'action : ce sont des dossiers sans valeur contractuelle mais qui représentent une mémoire qui peut se révéler utile à l'activité pendant plusieurs mois ou pendant plusieurs années. L'archivage de ces informations évite de perdre du temps et de l'argent à les reconstituer lorsqu'on en a besoin. Sans parler de l'avantage concurrentiel que représente le fait de pouvoir en disposer rapidement.
  On peut considérer qu'il existe des archives vitales pour l'activité d'une organisation.
 

    Le « cycle de vie » de l'information  

L'information est produite, validée, stockée, elle peut disparaître ou, au contraire, être conservée. Bref, l'information vit ! La gestion du cycle de vie de l'information (en anglais Information Lifecycle Management) est à elle seule une science. Le schéma ci-dessous donne une représentation du cycle de vie de l'information (vue du côté français et du côté anglo-saxon !).